Mẫu số 04ss-HĐĐT trong quản lý hóa đơn điện tử
Trong ngữ cảnh của hóa đơn điện tử và quản lý bán hàng, việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về sửa đổi và điều chỉnh hóa đơn là điều hết sức quan trọng. Một trong những biểu mẫu phổ biến được sử dụng trong quá trình này là Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Mẫu số 04ss/HĐĐT là gì?
“Biểu mẫu 04/SS-HĐĐT” là một loại thông báo về hóa đơn điện tử (HĐĐT), được sử dụng khi có sự cố hoặc sai sót trong thông tin trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là liên quan đến thông tin về tên, địa chỉ của người mua, nhưng không liên quan đến mã số thuế. Biểu mẫu này được quy định trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Thông báo này cung cấp cơ hội cho các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử để điều chỉnh và sửa chữa những thông tin không chính xác hoặc bị thiếu sót trên hóa đơn, nhằm đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các giao dịch mua bán.
Đây là một biện pháp quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch thương mại.
Phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế vào thời điểm nào?
Theo quy định trong Khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp A cần gửi thông báo về sai sót trên hóa đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định.
- Trường hợp doanh nghiệp A phát hiện sai sót trên hóa đơn vào ngày 15/08/2022, và nếu kỳ kê khai điều chỉnh thuế giá trị gia tăng phát sinh là quý thì:
– Ngày cuối cùng để gửi thông báo là ngày 30/09/2022.
- Trường hợp doanh nghiệp A phát hiện sai sót vào tháng 11/2022 (quý 4):
– Nếu kê khai thuế theo tháng, ngày cuối cùng để gửi thông báo là ngày 30/11/2022.
– Nếu kê khai thuế theo quý, ngày cuối cùng để gửi thông báo là ngày 31/12/2022.
Những thời điểm này là thời hạn cuối cùng mà doanh nghiệp A cần thực hiện việc gửi thông báo về sai sót trên hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các hậu quả pháp lý tiềm ẩn.
Thay đổi mẫu Thông báo hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Chính phủ đã ban hành Nghị định 41/2022/NĐ-CP để sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều chỉnh các quy định liên quan đến hóa đơn và chứng từ. Trong đó, một trong những điểm được sửa đổi là mẫu Thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Cụ thể, theo quy định tại Điều 1 của Nghị định 41/2022/NĐ-CP và khoản 3 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 20/6/2022, việc tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót được quy định như sau:
– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IB của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán sẽ thực hiện thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc thông báo và xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các giao dịch kinh doanh, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và giám sát từ phía cơ quan thuế.
Điều chỉnh/Thay thế hóa đơn có làm mẫu số 04/SS-HĐĐT hay không?
Dựa trên các quy định của Thông tư 78/2020/TT-BTC, điều chỉnh b,c của khoản 1, Điều 7, chúng ta có các quy định sau:
a) Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán có thể lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Thời gian gửi thông báo không có hạn chế cụ thể, nhưng tối đa là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
b) Trong trường hợp người bán lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ và sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán phải hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
c) Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ tiếp tục xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế là điều cần thiết và theo quy định của pháp luật. Để hỗ trợ quý khách hàng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử và quản lý bán hàng, SoftDreams đã phát triển phần mềm quản lý bán hàng EasyPos. EasyPos không chỉ giúp quản lý bán hàng hiệu quả mà còn tích hợp các tính năng như liên kết trực tiếp với cơ quan thuế, đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử, cập nhật chính sách mới từ cơ quan thuế và nhiều tính năng khác. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời 24/7.
Với những thông tin trên, hi vọng bạn đã hiểu rõ hơn về mẫu số 04/SS-HĐĐT và vai trò quan trọng của nó trong quá trình sửa đổi và điều chỉnh hóa đơn điện tử. Để có sự hỗ trợ chi tiết hơn trong việc sử dụng và thực hiện các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc.