Quản trị là gì? Vai trò của quản trị trong kinh doanh là gì

Trong thế giới hiện đại, quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực, từ doanh nghiệp lớn đến tổ chức phi lợi nhuận, hay thậm chí là trong chính gia đình bạn. Vậy quản trị là gì? Bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin đầy đủ về quản trị, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, chức năng, các cấp bậc và những phẩm chất cần thiết để trở thành một nhà quản trị thành công.

Quản trị là gì?

Quản trị là một khái niệm rộng, bao gồm nhiều nghĩa và cách hiểu khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, quản trị có thể được định nghĩa là hoạt động có tổ chức nhằm phối hợp các nguồn lực và nỗ lực của con người để đạt được mục tiêu chung.

Quản trị có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:

• Doanh nghiệp: Quản trị doanh nghiệp là việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu về lợi nhuận, hiệu quả và phát triển bền vững.
• Tổ chức phi lợi nhuận: Quản trị tổ chức phi lợi nhuận là việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận để đạt được mục tiêu về sứ mệnh, tầm nhìn và tác động xã hội.
• Chính phủ: Quản trị nhà nước là việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của nhà nước để đạt được mục tiêu về phát triển kinh tế – xã hội, bảo vệ quốc phòng – an ninh và nâng cao đời sống nhân dân.
• Gia đình: Quản trị gia đình là việc hoạch định, tổ chức, điều phối các hoạt động của các thành viên trong gia đình để đạt được mục tiêu chung về hạnh phúc, ấm no và phát triển.

Chức năng của quản trị

Chức năng của quản trị là những hoạt động cơ bản mà nhà quản trị thực hiện để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Theo lý thuyết quản trị hiện đại, chức năng quản trị bao gồm 4 chức năng chính:

Hoạch định (Planning)

Xác định mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức.

Phân tích môi trường nội bộ và môi trường bên ngoài.

Lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hành động.

Lập dự toán, ngân sách và phân bổ nguồn lực.

Tổ chức (Organizing)

Phân chia công việc và xây dựng cấu trúc tổ chức.

Xác định quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên.

Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực.

Thiết lập hệ thống thông tin và truyền thông.

Lãnh đạo (Leading)

Khuyến khích, thúc đẩy và hướng dẫn các thành viên hoàn thành nhiệm vụ.

Giải quyết mâu thuẫn và xung đột.

Tạo dựng văn hóa tổ chức.

Phát triển khả năng lãnh đạo của bản thân và các thành viên.

Kiểm soát (Controlling)

Theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận, cá nhân.

So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đề ra.

Phân tích nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.

Bốn chức năng quản trị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau. Việc thực hiện hiệu quả một chức năng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của các chức năng khác.

Các cấp bậc trong quản trị

Trong các tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp, hệ thống quản trị thường được phân chia thành nhiều cấp bậc khác nhau để phân cấp trách nhiệm, phân công công việc và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Cấu trúc quản trị cụ thể có thể khác nhau tùy theo quy mô, ngành nghề và đặc điểm của từng tổ chức, nhưng nhìn chung, các cấp bậc quản trị thường bao gồm:

Cấp cao nhất (Top management)

Bao gồm các chức danh như Chủ tịch Hội đồng quản trị (Chairman), Giám đốc điều hành (CEO), Tổng giám đốc (General Director).

Có trách nhiệm hoạch định chiến lược phát triển chung cho toàn tổ chức, đưa ra quyết định quan trọng về đầu tư, tài chính, nhân sự,…

Cần có tầm nhìn chiến lược, khả năng lãnh đạo xuất sắc và kinh nghiệm quản lý dày dặn.

Cấp trung gian (Middle management)

Bao gồm các chức danh như Phó tổng giám đốc, Giám đốc khối/phòng ban, Trưởng phòng ban,…

Có trách nhiệm triển khai chiến lược của cấp cao nhất, điều hành hoạt động của các bộ phận/phân xưởng/phòng ban,…

Cần có chuyên môn cao trong lĩnh vực phụ trách, kỹ năng quản lý và khả năng giao tiếp tốt.

Cấp cơ sở (First-line management)

Bao gồm các chức danh như Giám đốc nhà máy, Quản lý cấp tổ, Trưởng nhóm,…

Có trách nhiệm trực tiếp quản lý, giám sát công việc của nhân viên, hướng dẫn, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

Cần có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực công việc, kỹ năng giao tiếp và khả năng làm việc nhóm tốt.

Ngoài ra, trong một số tổ chức, còn có thể có các cấp bậc quản trị khác như:

• Cấp giám sát (Supervisory management): Là cấp quản trị trung gian thấp nhất, có trách nhiệm giám sát trực tiếp công việc của nhân viên.
• Cấp quản lý chuyên gia (Technical management): Là cấp quản trị chuyên về một lĩnh vực kỹ thuật cụ thể, có trách nhiệm đưa ra các giải pháp kỹ thuật và tư vấn cho cấp quản trị khác.

Tầm quan trọng của quản trị

Quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, từ doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, chính phủ đến gia đình. Dưới đây là một số lý do chính cho tầm quan trọng của quản trị:

Giúp đạt được mục tiêu

Quản trị cung cấp cho tổ chức một lộ trình rõ ràng để đạt được mục tiêu đề ra.

Nhờ có quản trị hiệu quả, các nguồn lực được sử dụng hợp lý, hiệu quả, tránh lãng phí.

Các thành viên trong tổ chức được phối hợp nhịp nhàng, đồng lòng hướng đến mục tiêu chung.

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Quản trị giúp tổ chức hoạt động một cách có tổ chức, khoa học và bài bản.

Các quy trình, thủ tục được tối ưu hóa, giảm thiểu thời gian và chi phí.

Năng suất lao động được nâng cao, chất lượng sản phẩm/dịch vụ được cải thiện.

Thúc đẩy sự phát triển

Quản trị giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi của môi trường, nắm bắt cơ hội và vượt qua thách thức.

Tổ chức liên tục đổi mới, sáng tạo và phát triển bền vững.

Nâng cao năng lực cạnh tranh và vị thế trên thị trường.

Tạo môi trường làm việc hiệu quả

Quản trị tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh và an toàn.

Thu hút và giữ chân nhân tài, góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao.

Góp phần vào sự phát triển chung của xã hội

Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đóng góp thuế đầy đủ, tạo việc làm cho người lao động.

Các tổ chức phi lợi nhuận hoạt động hiệu quả, mang lại lợi ích cho cộng đồng.

Chính phủ quản trị tốt đất nước, nâng cao đời sống của người dân.

Những phẩm chất cần thiết để trở thành một nhà quản trị xuất sắc

Để trở thành một nhà quản trị xuất sắc, cần hội tụ nhiều phẩm chất quan trọng, bao gồm cả kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm. Dưới đây là một số phẩm chất then chốt:

Kiến thức chuyên môn

Hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực hoạt động: Nhà quản trị cần có kiến thức chuyên môn vững vàng về lĩnh vực mà tổ chức hoạt động. Điều này giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt, giải quyết vấn đề hiệu quả và dẫn dắt tổ chức phát triển đúng hướng.

Kiến thức về quản trị: Nhà quản trị cần nắm vững các nguyên tắc, lý thuyết và phương pháp quản trị tiên tiến. Điều này giúp họ xây dựng chiến lược hiệu quả, tổ chức hoạt động hợp lý và quản lý nhân sự hiệu quả.

Kỹ năng mềm

Kỹ năng giao tiếp: Nhà quản trị cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục để truyền đạt thông tin, hướng dẫn các nhân viên.

Kỹ năng lãnh đạo: Nhà quản trị cần có khả năng lãnh đạo, khơi dậy tinh thần và động lực cho nhân viên, tạo dựng môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

Kỹ năng ra quyết định: Nhà quản trị cần có khả năng thu thập thông tin, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt trong điều kiện thiếu thông tin hoặc nhiều rủi ro.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhà quản trị cần có khả năng xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đưa ra giải pháp hiệu quả và thực thi giải pháp thành công.

Kỹ năng đàm phán: Nhà quản trị cần có khả năng đàm phán hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức trong các cuộc đàm phán với đối tác, khách hàng, nhân viên,…

Kỹ năng quản lý thời gian: Nhà quản trị cần có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiều công việc trong thời gian hạn chế.

Kỹ năng tư duy phản biện: Nhà quản trị cần có khả năng tư duy phản biện để đánh giá các tình huống một cách khách quan, đưa ra những ý tưởng sáng tạo và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Kỹ năng làm việc nhóm: Nhà quản trị cần có khả năng làm việc nhóm hiệu quả để phối hợp với các thành viên khác trong tổ chức đạt được mục tiêu chung.

Phẩm chất đạo đức

Trung thực: Nhà quản trị cần trung thực trong mọi lời nói và hành động, xây dựng niềm tin với nhân viên và đối tác.

Trách nhiệm: Nhà quản trị cần có trách nhiệm với công việc, với tổ chức và với nhân viên.

Công bằng: Nhà quản trị cần công bằng trong mọi quyết định và hành động, tạo dựng môi trường làm việc công bằng và minh bạch.

Tôn trọng: Nhà quản trị cần tôn trọng nhân viên, đối tác và khách hàng.

Chính trực: Nhà quản trị cần có phẩm chất đạo đức tốt, hành động theo đúng chuẩn mực đạo đức và pháp luật.

Ngoài ra, một số phẩm chất khác cũng có thể góp phần tạo nên một nhà quản trị xuất sắc, bao gồm:

Sự sáng tạo: Khả năng suy nghĩ sáng tạo và đưa ra những ý tưởng mới mẻ giúp nhà quản trị giải quyết vấn đề hiệu quả và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.

Sự đam mê: Đam mê với công việc và mục tiêu của tổ chức giúp nhà quản trị truyền cảm hứng cho nhân viên và thúc đẩy họ cống hiến hết mình.

Sự kiên trì: Kiên trì theo đuổi mục tiêu và không ngại khó khăn thử thách giúp nhà quản trị dẫn dắt tổ chức vượt qua những trở ngại và đạt được thành công.

Khả năng thích nghi: Khả năng thích nghi với những thay đổi của môi trường giúp nhà quản trị dẫn dắt tổ chức phát triển bền vững trong thời đại biến động không ngừng.

Quản trị là một lĩnh vực rộng lớn và đầy thử thách, đòi hỏi người học phải có kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm và phẩm chất đạo đức tốt. Hiểu rõ về quản trị là gì và rèn luyện những kỹ năng cần thiết sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản trị xuất sắc, góp phần vào sự thành công của tổ chức.